Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdněPečujte o své dokumenty, jak si zaslouží

Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Automatizace uvolní obchodníkům ruce. Dobrý obchod jde udělat i bez stresu a přitom efektivně

  • Kvalitní CRM systém s pokročilými možnostmi automatizace rozhoduje o úspěšném obchodu a obchodníkovi. 
  • CRM automatizace není standardem. Ušetří obchodníkovi až 75 % jeho času. 
  • CRM Pipedrive je srozumitelný, efektivní, eliminuje administrativu.
Continue reading “Automatizace uvolní obchodníkům ruce. Dobrý obchod jde udělat i bez stresu a přitom efektivně”

Společnost Onlio získala ocenění za svou případovou studii. Přínosy systému eDoCat odbornou porotu zaujaly i tento rok

Česká softwarová společnost Onlio opět zabodovala v soutěži magazínu CIO Business World Případová studie 2023. Vítězství v kategorii Finanční efektivita získala za implementaci vlastního systému eDoCat ve společnosti Oncomed, působící na trhu výroby farmaceutických přípravků pro léčbu onkologických onemocnění, jež je součástí celosvětově působící skupiny MEDAC. Studie nese název „Přehlednost jako základ flexibility“ a popisuje implementaci document management systému (DMS) eDoCat jako páteřního informačního systému a jeho přínosy pro řízení procesů ve firmě. Slavnostní vyhlášení soutěže se konalo ve Vinohradském pivovaru v Praze a cenu za společnost Onlio převzal obchodní ředitel Pavel Nykl. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Změňte pohled na DMS, tento nástroj je totiž pro firmu klíčový

Správa dokumentů se stala ve všech firmách a organizacích základním článkem moderního řízení. Je to páteřní systém, kde se setkávají, ukládají a vytváří všechny dokumenty, které organizace přijme či zhotoví. Je to získání naprostého přehledu o toku a uložení informací ve firmě s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu všech dat. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Věnujte péči svým firemním dokumentům, vyplatí se vám to

Dokumenty by se daly bez nadsázky přirovnat k firemnímu zlatu. Ať už jde o originální receptury, unikátní technologické postupy, patenty, citlivé obchodní smlouvy, nebo třeba „jen“ interní směrnice. Nezřídka obsahují cenné firemní know-how, na kterém stojí podnikání celé společnosti, anebo „jen“ pomáhají tomu, aby firma bez problémů fungovala jako zdravý živý organismus. Avšak manažeři mnoha společností se bohužel mylně domnívají, že dokumenty a jejich smysluplná správa je jen méně podstatná administrativní záležitost. Nevěnují tedy dokumentům tolik pozornosti, kolik si skutečně zaslouží. 

Nejtypičtějším způsobem práce s dokumenty je využívání sdíleného disku na centrálním serveru se zdánlivě perfektně organizovanou složkovou strukturou. Do ní ale zaměstnanci mívají oprávnění různě zasahovat, dokumenty pak do složek ukládá každý ručně, obtížně se udržují jmenné konvence i pravidla pro ukládání dokumentů do konkrétních složek. I když bývá strom složek dobře navržený, zejména v prvních úrovních, bývá běžně v hlubších patrech struktury pořádný chaos a je poměrně zdlouhavé v něm cokoliv najít, protože daný pracovník musí procházet složku po složce, než se ke správnému dokumentu prokliká. A pokud navíc neví přesně, co hledá, anebo někdo dokument omylem přesunul či chybně pojmenoval, může mu tato činnost zabrat i desítky minut s nejistým výsledkem. Každodenní hledání dokumentů u střední firmy s padesáti zaměstnanci zabere ročně až neuvěřitelných 150 člověkodnů. Mnohé firmy bohužel dnes stále neví, že existuje daleko výkonnější a propracovanější řešení pro centrální správu firemních dokumentů, a tak žijí v tom, že využívají pro správu dokumentů nejlepší dostupný nástroj. Sdílený disk na první pohled nestojí téměř žádné peníze navíc a lidé ve firmách svým dokumentům nepřikládají odpovídající váhu. „Vždyť to stačí,“ říkají si. 

Péče o dokumenty přinese své ovoce

Ale je tomu právě naopak, o své interní dokumenty by se měli lidé ve firmách pozorně zajímat. Elegantním řešením, které může mnoha podnikům pomoci, je DMS (Document Management System), tedy software od základů vytvořený přímo pro efektivní a dlouhodobou správu veškerých firemních dokumentů. Na trhu se jich nabízí celá řada, přičemž některé jsou svou funkčností vhodné pro malé firmy, jiné, jako například eDoCat DMS, jsou velmi komplexní a dokážou firmě dát jistotu, že pokryjí všechny budoucí potřeby firem s jejich rostoucími požadavky. Takové systémy přirozeně poskytují kromě mnoha jiných funkcí také univerzální a obecně použitelné nástroje, jakými jsou výkonné vyhledávání včetně fulltextového, verzování dokumentů, vzájemné propojování souvisejících dokumentů (například smlouvy a jejich dodatky), řízení oběhu pomocí workflow (například schvalování faktur, anebo prokazatelné seznámení se směrnicemi), v neposlední řadě garantují, že k dokumentu nebude mít přístup nikdo, kdo jej mít nemá. 

„Problém složkové struktury na sdílených serverových discích je, kromě například již dříve zmíněných problémů s hledáním dokumentů v poslední platné verzi, také ten, že se za roky fungování serveru postupně nahromadí spousta výjimek v uživatelských oprávněních, a to až do té míry, že už ve firmě není nikdo, kdo by měl v oprávněních přehled. V propracovaných DMS však lze centrálně díky preciznímu nastavení uživatelských oprávnění nastavit nejen dostupnost samotných dokumentů, ale také akcí, které jsou u dokumentů k dispozici konkrétním uživatelským rolím. Ten, kdo oprávnění k přístupu nemá, složky v systému vůbec nevidí, anebo není schopen spustit akce vyhrazené jen vyšším rolím,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která stojí za vývojem systému eDoCat. Naráží tak na fakt, že pokud se k jakýmkoliv dokumentům dostane nepovolaná osoba, může jít o významné bezpečnostní riziko. Za nemalým množstvím úniků klíčových dokumentů totiž nestojí profesionální hackeři, ale samotní zaměstnanci, jejichž pohnutky k takovým činům mohou být velmi různé. 

Investice do DMS tedy firmám může dát jistotu v tom, že budou mít všechny své dokumenty bezpečně centrálně řízené a zároveň se odpovědným lidem zjednoduší práce s nimi, což vede k úspoře času i peněz. Ona efektivita tkví zejména v tom, že na jednom místě díky široké paletě dostupných nástrojů lze za jednotky vteřin vyhledat jakýkoliv dokument mezi tisícovkami dalších, a to včetně všech souvisejících dokumentů a záznamů o tom, kdo a kdy s dokumentem pracoval, kdo vytvořil novou verzi, kdo ji schválil nebo se s dokumentem seznámil a podobně. DMS může být centrálním místem pravdy pro správu veškeré firemní dokumentace.

DMS je součástí páteřní informační infrastruktury. Pro firmy, které se rozhodly k digitalizaci, je DMS nezbytným základním stavebním kamenem. Digitalizace firmy neznamená skenování dokumentů a jejich posílání e-mailem. Jde především o přesun všech procesů souvisejících s dokumenty do digitální podoby. Ať už jde o připomínkování smluv, interních směrnic, obchodních nabídek, tak o jejich schválení, prokazatelné seznámení se s nimi nebo přezkoumání, které je tak potřebné u dokumentů, jež mají své datum exspirace. „Digitální technologie jako DMS tedy přinášejí obrovské příležitosti a zvyšují i konkurenceschopnost firem v tom, že zvyšují rychlost procesů a tím je zlevňují. Ušetřené prostředky se pak dají investovat do rozvoje, který podpoří prosperitu celé firmy. Zdroje vložené do DMS jsou dobře investované do budoucího růstu společnosti,“ říká na závěr Pavel Nykl ze společnosti Onlio.

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Systém pro správu ISO dokumentů vás zbaví strachu z auditorů

Systém kontroly kvality je klíčový pro každý výrobní podnik napříč průmyslovými segmenty. Bez něj by totiž firma jen těžko dokázala získat své zákazníky a držet očekávané standardy kvality výroby i bezpečnosti dané interními předpisy, ISO normami či legislativou a následně tak obstát při auditech. Jenomže spravovat ručně stovky dokumentů, které se řízení kvality týkají přímo i nepřímo, je dnes téměř nemožné. Proto existují softwarové nástroje, které firmám pomohou udržet v dokumentech pořádek. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Atlassian končí s podporou Jira Server, řešením je přechod do cloudu

Společnost Atlassian, která nabízí podnikové systémy Jira, výrazně mění obchodní podmínky. Od února roku 2024 definitivně končí podpora systému Atlassian Jira Server a firmy se musí poměrně rychle rozhodnout, zda si výrazně připlatí za přechod na nový produkt určený do datových center, anebo budou služby a data migrovat do Atlassian cloudu. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Spravujte své dokumenty s DMS systémem bez rizika

Zkuste si představit firmu, která nepracuje s žádnými dokumenty. Že to nejde? Není divu, taková totiž neexistuje. Každá společnost přece nabízí služby, vyrábí či prodává nějaké zboží. Tím generuje velké množství různých dokumentů jako jsou například smlouvy, obchodní nabídky, faktury či interní směrnice. Oběh všech těchto písemností napříč firmou pak může být nesmírně složitý proces, který lze správně zvoleným DMS (Document Management System) výrazně zjednodušit a zefektivnit. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Efektivitu obchodníků zvýší správně zvolený a nasazený CRM systém až o třetinu

Kdo někdy vybíral nebo nasazoval systém pro řízení vztahů se zákazníky, známým pod anglickou zkratkou CRM, ten velmi dobře ví, že tento nástroj sám musí obchodníky přesvědčit, že jim dokáže ušetřit čas a zvýšit jejich vlastní výkonnost. Pokud totiž není CRM systém přehledný a jednoduchý, ale hlavně dobře implementovaný, může mít jeho zavedení opačný efekt. Obchodníky bude zdržovat, nepodpoří je v jejich činnosti a neposkytne kvalitní monitoring jejich práce. Celkové výsledky týmu i firmy tak mohou být ohroženy. 

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství). 

Digitalizované firemní procesy jsou předpokladem kvalitního řízení

Digitalizované firemní procesy spojené s uložením a oběhem dokumentů dokáží ušetřit hodně času i peněz. Nejedná se však o pouhé skenování dokumentů. Jde o systém automatizace a robotizace práce se vším, co se ve firemních týmech, provozech a odděleních vytváří, schvaluje, ukládá i archivuje. Optimálně nastavené firemní procesy přináší přehled, bezpečnost, kompetence, rychlost vyhledávání a významný úbytek lidské práce.

Tento obsah je v kompletní podobě dostupný pouze pro členy FeedIT+ (#FULL a #LITE členství).